Congestionamento empresarial

Numa empresa, por menor que seja, é praticamente impossível que alguma actividade seja realizada sem a ajuda de outras pessoas, outros departamentos ou ainda de outras empresas (fornecedores ou Clientes).
É extremamente comum precisar-se de informações de outros para realizar determinado trabalho ou ainda ter que passar um problema (ou um trabalho) para que seja resolvido (ou concluído) por outras pessoas.
Acredite, este é um dos maiores motivos de conflitos internos, reclamações de Clientes e prazos ultrapassados. O que acontece na prática é que cada pessoa, cada departamento e cada empresa elegem as suas necessidades e as suas urgências, sem levar em consideração as necessidades dos outros e principalmente sem reconsiderar as urgências nos momentos críticos.
Vamos a um exemplo simples do dia-a-dia: O departamento de marketing precisa de informações sobre a venda de uma determinada linha de produtos para escolher qual o produto que deve ser promovido num anúncio (o anúncio tem um prazo). O departamento de vendas promete entregar os dados necessários o quanto antes, porém, como o objectivo principal do departamento é vender e atender Clientes, as pessoas responsáveis em fornecer os dados acabam passando os dias atrás do objectivo e acabam por deixar os dados para depois (e o prazo acaba por chegar ao fim).
O departamento de Marketing acaba por fazer a promoção do produto que eles acham mais adequado...
Na reunião geral, o departamento de vendas reclama do desperdício de dinheiro utilizado na promoção do produto menos rentável da linha, o departamento de marketing reage sobre o pedido de dados que não foi atendido e assim começa um grande conflito... com consequências possivelmente duradouras...
O que pode ser feito para evitar estes “incidentes” na empresa?
Para se encontrar a resposta, é necessário, inicialmente, analisar a raiz do problema, ou seja, as pessoas no ambiente de trabalho: Na empresa, qualquer pessoa possui um cargo, que engloba uma série de funções e actividades sob a sua responsabilidade, possui um superior, a quem responde, e em alguns casos, subordinados, que podem auxiliar a pessoa nas suas actividades.
Para que tudo funcione bem, a pessoa sabe muito bem que deve executar as suas funções e as suas tarefas com excelência (sem erros e no menor tempo possível), auxiliar o superior caso seja necessário e orientar os subordinados quando for desejável ou necessário.
Actualmente, a procura constante pela redução de custos na empresa, faz com que a empresa reduza o seu quadro de funcionários e a cada dia, uma pessoa torna-se responsável por novas funções e actividades (nas pequenas empresas, o empreendedor desde sempre teve que assumir todas as funções da empresa de uma só vez), ou seja, uma pessoa começa a trabalhar por três ou quatro. Sem muito tempo, uma pessoa tem que escolher sobre o que é mais importante (e mais urgente) no âmbito das suas responsabilidades naquele determinado momento.
Imagine-se só o que acontece quando entra uma outra actividade proveniente de outra pessoa ou outro departamento? O caos!
Entre decidir pela execução das suas actividades ou pela execução dessa actividade “terceira” é normal que a pessoa escolha pelas suas próprias (sim, isso é intrínseco ao ser humano), afinal é melhor garantir o seu do que os dos outros...
Perante isto, continuemos!
O que a “pessoa” não sabe muitas vezes, é que existe algo muito maior do que suas responsabilidades - a empresa! E caso ela não opere bem diante do mercado (cumprindo prazos e objectivos) não haverá função que sobreviva!
É importante fazer com que todos os envolvidos entendam isto!
Deve-se estabelecer as prioridades gerais da empresa (por exemplo: atendimento ao Cliente, planos de divulgação, finanças e assim por diante), se possível com a participação dos colaboradores, e divulgar isso por toda a empresa.
Outro ponto importante é criar uma cultura oposta à da “vítima do departamento mal” (eu pedi a informação, se não deram o problema não é meu), ou seja, enquanto a questão não for resolvida, o problema deve continuar sendo de TODOS (de quem pediu e de quem recebeu o pedido). Vale cobrar as informações (ou perguntar se o caso já foi concluído) quando for possível (sem exageros), manter-se interessado no assunto (se perceber que não terá tempo para o atender, perguntar onde é os dados podem ser encontrados e oferecer-se para procurar os dados, perguntar se existe outra pessoa que possa fornecer os dados, etc.), ser sincero (se você não puder atender o pedido no prazo, explique os motivos e crie outras formas da pessoa conseguir o que deseja, marcar horários para resolverem o problema juntos, etc.
Para que as pessoas não se esqueçam das solicitações (o que é comum ocorrer no meio de uma tempestade de problemas e de actividades), crie um sistema de comunicação de pendentes (pode ser com post-its, tarefas (alertas) no sistema informático ou com um pequeno quadro em cada departamento), onde deverão ser registados o que deve ser feito, o prazo e quem procurar em caso de dúvidas ou problemas.
Assim que estiver concluído, o pendente é excluído tanto do lado de quem pediu como do lado responsável por fazê-lo...
Outra coisa que pode ser feita é pedir para que cada colaborador eleja (e faça uma lista), entre assuas actividades, o que é urgente e o que pode ser deixado para depois. Assim ele saberá, mais facilmente, quando pode abrir uma excepção...
Com certeza as nossas próprias actividades já tomam todo o tempo que temos disponível no trabalho (ou até mais), porém os interesses da empresa são mais importantes do que qualquer função e devem ser colocados em primeiro lugar!!!