Delegação de tarefas

“Faça já”, “veja como se faz” ou “agora é com contigo”?
Um das reclamações mais frequentes dos pequenos empresários é a falta de tempo para a realização das actividades necessárias. Muitas vezes isso acaba em levar trabalho para casa, faltar a refeições e depois de algum tempo até numa cama do hospital! Ao sugerir que deleguem algumas tarefas, sempre ouço como respostas: “Só eu sei fazer isto e ninguém mais”, “Só eu sei o que o Cliente quer”, “Já tentei delegar a outras pessoas, mas ninguém faz nada correcto, só eu”. Passei algum tempo a pensar sobre estas respostas e porque quase ninguém consegue delegar tarefas, ou quando delega, porque ninguém consegue fazê-la correctamente (aos olhos do empreendedor)... Não cheguei a resposta alguma! Então comecei a observar – em empresas, lojas, restaurantes, etc. – sempre que possível, como é que os pequenos empresários (ou chefes) delegavam as tarefas aos seus funcionários (subordinados). Percebi que em 99,9% dos casos, a delegação de uma tarefa acontecia ou pelo método do “Faça já!” ou pelo método “Veja como se faz!”. No primeiro caso aconteceu o seguinte: o chefe aproximava-se do funcionário, entregava um papel ou dava uma ordem verbal e em seguida dizia: “Faça já!”. No segundo caso, o chefe chamava o funcionário, com a intenção de ensiná-lo a fazer a tarefa e dizia “Veja como se faz!” e em vez de ensinar e deixá-lo prosseguir com a tarefa, fazia-a completamente (enquanto o funcionário ficava a olhar). Ao receber uma tarefa pelo método “Faça já!”, o funcionário pode não saber exactamente o que fazer, não entender exactamente o que deve ser feito ou ainda estar ocupado com outra coisa... Se uma dessas situações ocorrer, é quase certo que a tarefa não seja realizada correctamente ou ainda que seja “esquecida” e nem comece a ser feita. Já o método “Veja como se faz!” faz com que o funcionário veja o que deve ser feito e entenda o que deve ser feito. O único problema é que sem deixá-lo colocar a “mão na massa” não é possível ter a certeza se ele está apto a realizar, sozinho, a tarefa correctamente. Após analisar essas falhas, testei algumas maneiras diferentes de delegação de tarefas. O melhor resultado obtido foi com o método: “Agora é contigo!”. Basicamente, este método substitui a delegação de uma tarefa (delegada somente nos momentos críticos) pela delegação de uma responsabilidade (delegada independentemente do momento). Para que este método tenha sucesso, o chefe ou responsável deve começar por delegar a tarefa em momentos não críticos, ou seja, quando exista tempo disponível para ensinar. O primeiro passo deve ser explicar a tarefa ao funcionário, considerando os menores detalhes relacionados. Após verificar se ele entendeu o que deve ser feito, deve-se pedir para que ele realize a tarefa junto consigo: Ele faz e você observa, dando explicações e orientações quando necessário (mas sem colocar a mão na “massa”). Se a tarefa for complexa, peça que o funcionário anote as instruções dadas e os passos a utilizar na sua realização. Das próximas vezes que a tarefa precisar de ser executada, a regra é: NÃO A EXECUTE, MESMO QUE NÃO TENHA NADA PARA FAZER. Deixe que o funcionário faça e somente supervisione (a cada execução, diminua o grau de supervisão). Quando o funcionário estiver apto a realizar a tarefa sozinho, chame-o e diga: “A partir de agora é com consigo, a responsabilidade é sua”...A primeira vantagem deste método é que o chefe ou responsável não terá que se preocupar com essa tarefa no futuro (o que contribuirá para a redução da falta de tempo). Para o funcionário, ter uma responsabilidade permanente é um grande estímulo para o seu trabalho e uma espécie de prémio à sua inteligência e capacidade... ou seja, todos saem a ganhar... Lembre-se, que quanto mais tarefas delegar, mais tempo terá para gerir o seu negócio...