Se sempre funcionou, porquê mudar?

Dentro de qualquer organização, seja ela grande ou pequena, dois dos maiores objectivos são: reduzir custos sempre que possível e optimizar a produtividade.
Porém a maior questão que envolve este assunto é porquê mudar, porquê alterar o que funciona? Porquê fazer com que várias pessoas se dediquem a execução de novos métodos, se tudo está a funcionar perfeitamente bem?
Tudo bem que em linhas gerais o processo funciona muito bem: A qualidade é boa, a taxa de reclamação é aceitável, prazo de entrega excelente, clientes satisfeitos, etc. Pode fazer rapidamente uma lista de mais de cem motivos para justificar que tudo sempre funcionou e justificar que não há necessidade nenhuma de mudança.
Entretanto, mudanças nem sempre significam colocar a empresa de "cabeça para baixo", ou seja, mudar drasticamente os métodos empregados de um dia para outro, redimensionar todas as actividades e obrigar todos os envolvidos a aceitá-las e empregá-las nas suas funções. Elas podem simplesmente melhorar um método ou uma sequência de acções dentro de uma área de actividade específica, por exemplo, do escritório.
A verdade é que, em linhas gerais, macro mundo, a empresa quase sempre funciona muito bem, porém ao verificar-se pontos específicos, micro mundo, sempre existem pontos passíveis de mudança.
Como fazer para saber o que pode ser melhorado?
A resposta é muito simples: Antes de atentar-se para o macro-mundo da empresa (produção, vendas, finanças), verifique o micro-mundo, ou seja, como cada uma das áreas e pessoas envolvidas executam as suas actividades, os processos utilizados e possíveis melhorias antes não percebidas.
A fim de perceber esses pontos passíveis de melhorias, as vezes tão óbvios e ao mesmo tempo obscuros, é necessário que se esteja atento a todo e qualquer processo e actividade dentro da empresa. Para ajudá-lo nessa tarefa, segue uma pequena lista de fatores que devem ser percebidos e analisados:

• Tarefas repetitivas: Estudar meios para reduzir a repetitividade, por exemplo, na geração de documentos comuns, etc;
• Busca de informações: Centralizar informações tais como, listas, actas de reunião, catálogos, etc. em local específico, diminuindo o tempo de procura;
• Redundância: Evitar controlar uma determinada variável de várias formas diferentes, por exemplo, vários mapas de vendas, vários selos de garantia, etc;
• Tempo: Não reinvente a roda. Se algo já foi feito, deve ser aproveitado, como por exemplo, textos, manuais, ajustes em máquinas e equipamentos, etc;
• Informações irrelevantes: Se a informação for irrelevante para o propósito, desconsidere-a. Por exemplo, referenciar o “dia” numa informação relativa ao mês;
• Re-trabalho: Quando algo não está certo, é melhor parar durante a execução do que depois de concluí-lo. Por exemplo, desenvolvimento de novos produtos, ferramentas para injeção, etc.
• Desperdício: Atenção ao uso excessivo de recursos, tais como papéis, energia eléctrica, matéria-prima em procedimentos incertos ou desnecessários;
• Burocracias: Eliminar os procedimentos internos sem muita relevância e que tomam tempo, como formulários de vendas, processo de tomada de decisão para solução de problemas de clientes, etc;
• Comunicação: Informe e receba a informação da maneira mais completa possível, sempre verificando de alguma maneira se o entendimento foi correto.
• Erros: Quando ocorrer um erro, ao invés de criticar e mostrar o que estaria certo, induza a pessoa a pensar sozinha. Assim, a probabilidade de ela cometer o mesmo erro no futuro é bem menor.

Infelizmente, cada empresa é única e possui formas distintas (sector, mercado, publico alvo, etc.). Com isso, é necessário sempre listar e moldar os factores para o seu negócio.
Parta sempre do princípio que quem executa a tarefa tem muito mais condições de propor uma melhoria, porém, geralmente a alta repetitividade e o grande tempo exercendo a mesma função fazem com a pessoa se torne “cega” para perceber.
Por esse motivo, sempre que possível pare, converse com as pessoas sobre as actividades que elas estão a desenvolver, descubra quais os métodos que elas utilizam e como costumam executá-las. Identifique os pontos passíveis de mudança, sugira que a pessoa (ou grupo) reflita sobre possíveis alternativas e também dêem as suas sugestões.
Após definir os novos métodos, cabe a você gerir os resultados e manter o hábito "vivo"...