Email...

Alinhadas com a modernidade e a tecnologia, a maioria das micro e pequenas empresas disponibilizam aos seus Clientes um endereço de e-mail, para comunicação. O endereço de e-mail é quase sempre divulgado em cartões-de-visita, catálogos e até no próprio web-site da empresa.
Muitos Clientes, ao verificarem a disponibilidade desse meio de comunicação – prático e quase sem custos – preferem utilizá-lo ao invés de telefonemas ou cartas. Isto acontece principalmente quando se trata de um primeiro contacto com a empresa, com objectivo de receber maiores informações sobre produtos ou serviços, pedir cotações, etc.
Ao enviar um e-mail, o Cliente espera, antes de mais nada, um retorno rápido e eficaz. E é por causa desse desejo do Cliente, que o e-mail torna-se uma grande ferramenta na busca e manutenção de Clientes:
Algumas empresas criam uma conta de e-mail com o objectivo de parecerem maiores e mais sólidas, ou seja, para impressionar o Cliente! Porém, a conta de e-mail é esquecida e ninguém a verifica regularmente.
Com isso, o Cliente envia um e-mail, aguarda alguns dias pela resposta e acaba por procurar um outro contacto de uma outra empresa.
Nesse caso, embora a empresa mantenha os seus Clientes antigos (que já estão acostumados a utilizarem o telefone), dificilmente conquista novos: um factor que impede a escolha de um fornecedor é a demonstração da falta de interesse em vender, que fica claramente caracterizada com o não retorno de um contacto.
Outras empresas, possuem uma pessoa que recebe os e-mails, mas que devido a quantidade exagerada de funções e actividades, nunca tem tempo para lê-los e respondê-los.
Nesse caso, o Cliente envia um e-mail, recebe a confirmação de recebimento e leitura (quando a solicita) e passa dias à espera de uma resposta...
Esta falha na resposta perturba tanto os Clientes antigos, que podem utilizar este tipo de comunicação para fazer uma encomenda ou pedir uma nova cotação, como os novos!
Então, antes de criar uma conta de e-mail para a sua empresa, verifique se existe algum computador e alguém disponível para receber, ler e responder aos e-mails periodicamente (pelo menos uma vez por dia).
Se optar pelo uso do e-mail ou se já o utiliza, estabeleça regras para o “uso” das mensagens. Uma das sugestões dos especialistas em gestão do tempo é:
-Adopte horários para receber e enviar e-mails. O ideal são três vezes ao dia: logo pela manhã, após o almoço e no fim da tarde;
-Ao receber um e-mail, imediatamente:
- Apague, ou;
- Responda, ou;
- Encaminhe para quem possa respondê-lo (e exija um conhecimento da resposta).

Não se deve responder depois, pois quando receber novos e-mails, este ficará esquecido (se não tiver outra opção, deixe-o com uma indicação de “não lido”, coloque-o numa pasta especial de e-mails pendentes, ou ainda entre em contacto por telefone).
Lembre-se: O e-mail é mais uma ferramenta para ajudar na sua comunicação com Clientes (e fornecedores), portanto use-o correctamente!!
Jamais deixe um Cliente à espera de uma resposta...